周今华
渤海船舶职业学院，辽宁 兴城 125105
行政工作是高职院校的基础性、核心性工作，其有效的管理制度直接关系到高职院校的办学水平和办学质量。目前高校行政管理工作存在诸多弊端，对其进行有效的改革是保证教学质量的重要保证。
目前，高职院校行政管理工作存在以下问题：第一，当前高职院校的行政机构较为杂乱，缺少系统化的管理和衔接，且分类不够精细；
第二，学校管理人员之间缺乏沟通，不能有效分享学校的资源，造成了工作上的不活跃；
第三，学校规章制度不够完善，有些规章制度已经使用多年，不适应当前社会发展和学生发展需要[1]。
（一）转变行政管理人员的思想观念，加强管理人员队伍建设
长期以来，我国高职院校的行政管理模式一直是简单地照搬、复制、僵化的行政体制，致使当前高职院校的行政管理干部将职务、权力视为牟取私利的手段，功利思想严重，官僚主义盛行，因此，改变官本位的理念显得尤为重要。行政管理工作人员要坚持以人为本、服务人民，树立服务意识，把立德树人融入日常工作，把行政管理和服务教育相结合。要强化人员管理，确保人员的更新，防止人员老化。要增强行政管理人员的素质，行政管理人员要掌握相应的专业管理技能以适应信息时代的发展。同时要提高行政管理人员的社会地位[2]。
作为一名行政管理人员，要有大局观，服务意识要强。作为高职院校高层与师生的沟通纽带，行政管理人员既要做到尽善尽美，又要将师生的需要及时反馈，为师生提供最大的方便。行政管理人员必须认识到，手中的权力是由人民所授，拥有更多的权力，也就意味着有更多的社会责任，更应该为人民服务。在此基础上，行政管理人员必须摆脱传统观念的桎梏，顺应时代潮流，增强服务意识，增强管理意识。对高职院校行政部门而言，实现各项管理工作的终极目标是促进学校的各项工作发展[3]。
作为一名行政管理人员，必须具备较强的专业素质，必须具备良好的沟通协调能力，才能把事情办好。除了保证工作效率外，处理各种事务都要有据可依，避免与老师、学生、上级领导发生摩擦。在与其他院校或人员进行沟通时，要充分了解对方的价值观和需求，做到良性的妥协，形成有效的沟通，最终达成共识。高职院校必须强化刚性管理，深化柔性管理，刚性与柔性管理相结合，才能取得更好的管理效果。
高职院校的管理干部要承担很多的社会责任，要解决一些比较棘手的问题，比如上级的工作很难完成，老师和学生们也总是埋怨管理干部，这都是很平常的事情。身为高职院校的行政管理人员，必须要具备坚强的心态，敢于面对来自社会的各种非议。同时，也要将以上问题作为一种磨炼，用一个好的态度去对待。同时，还要不断提升高职院校的管理水平，积累管理经验，从而提升自身的管理能力，不落伍，做好自己的工作。
总之，行政管理人员在工作中要坚持刚柔并济、两全其美的原则，将管理的硬性与弹性相统一，注意法度与力度，从而使学校管理效能最大化。
（二）加强体制机制建设，明确职能和权责分工
一方面，高校要正确认识自身机制建设中的不足，注重管理体制、运行机制和制度建设，不断完善内部治理结构，着力构建长效机制，推进国家治理体系和治理能力现代化[4]。结合院校自身发展需要，优化管理机构设置，加强制度建设，努力构建符合学校发展需要的组织结构与制度体系。明确各部门、各岗位的职能分工，建立科学合理的行政架构，通过各种手段使各职能部门的运行质量得到提高，从而提高整体效益。高职院校要建立制度层面的保障机制，从源头上解决问题，推进各级监管的实施。
另一方面，高职院校应健全行政管理人员考核评价机制，明确其职责范围，完善分类管理、考核管理、激励政策等工作制度，充分调动行政管理人员工作积极性，让他们以更专业的服务推动教学工作的开展。同时，要创新管理机制，实行现代管理制度，创新用人机制，拓宽人才发展空间，不断完善激励机制。在管理创新方面，应建立多部门协同推进的体制机制，加快新型管理机制建设。管理机制主要包括激励机制、监督机制、自我约束机制、信息反馈机制、处理机制等。要把制度落实到实践中去，通过制度创新与落实来提高管理水平。在制定管理制度的过程中，要坚持民主化、科学化、人本化的原则，使师生共同参与、认同、落实。
（三）完善规章制度
高职院校的有序运作，不仅仅是管理者个人努力的结果，更是团队合作的结果。只有使高职院校的员工各司其职，明确各自的职责，才能提高效率，加快学校的组织运行与发展。一项制度的建立与完善，不仅要依靠制度本身，更要依靠制度本身的规则与配套机制。每一项制度的制定与实施，都需要相应的配套制度支持，以形成全面、完整的制度体系，防止制度漏洞、制度失灵。要注重制度设计，提高制度的科学性、系统性，尽可能地做到明确具体、简便易行、切合实际，使各项制度管得住、行得起来。要不断落实管理制度，严格执行制度，强化制度的严肃性和权威性。
高职院校的行政管理要网络化，以提高行政效率。如员工管理、学生档案管理要电子化，人员的入、转、调、离等流程的网络化，使人事管理变得简单方便；
建立教师管理系统，实现教师合同、教学安排、课程安排、师生联系、授课提成等方面的联动。高职院校应明确权利分配的问题，建立一套能够根据岗位和角色设置运行权限的制度，使员工职责更加明确，管理更加规范。要充分利用现代信息技术，对教学管理信息进行合理整合，对考勤、课程、作业、成绩等信息进行统筹处理，实现数据共享，使系统更加简洁、合理、方便、实用。随着网络信息技术的飞速发展，教师可以通过微博、QQ、微信、钉钉等多种信息平台进行教学管理，使其更加有效。
（四）重视办公室行政管理工作
高职院校应加强学院办公室管理，明确学院办公室职能：一是在学校和学生之间搭建起沟通桥梁；
二是落实学校各项政策、制度；
三是坚持“立德树人”的根本，坚持“以师生为本”的原则，把管理、保障、协调等功能有机结合起来。
办公室的具体职责包括：每周定期召开行政、教师例会，制定每周工作计划，并记录完成情况；
制定每个季度部门工作计划，并进行总结；
进行各部门的组织和协调工作，及时向上级汇报各种需要的信息；
做好文件的上传下达、收集、归档工作；
做好材料的书写、收集、整理、上报工作；
做好教职工的出勤管理、年终考核、部门各项指标的管理工作；
根据学校实际情况进一步细化工作，完善各类档案，使学校管理职能发挥得更好；
创新工作方式，改进工作方法，提高工作的科学化、规范化水平，提高工作效率；
严格按照办公程序、制度、标准来[5]开展工作。
高职院校办公管理工作复杂，所以必须一丝不苟，确保各项政策落实到位。办公室处于高职院校管理体系的核心地位，它具有行政、协调、管理等职能。这就要求办公室要主动改进服务方式，创新服务方式。办公室应该有自己的组织结构，明确员工的职责，提高工作效率。办公室应根据不同的工作类型进行重新组织，以便更好地处理各种关系。首先，要正确处理好服务和日常工作之间的关系，围绕中心，以前瞻性眼光指导后续工作。其次，正确处理参与决策与执行之间的关系，要把握新形势，把握社会矛盾，明确把工作重心放在首位，正确处理行政管理与服务之间的关系，确保行政工作顺利实施，提高服务质量。再次，要处理好办公室和政府之间的关系。办公室要坚持领导权威，做好“承上启下”的工作。在明确各岗位工作范围的基础上，依照各个岗位的职责，创建相互合作、相互制约、相互促进的工作关系，从而提高工作效率。要充分发挥机关工作积极性，协调各部门，及时准确地处理矛盾。
总之，作为高职院校的管理中心，办公室工作涉及的领域很广，工作任务繁多。高职院校要重视本校办公室行政管理工作，从学校和办公室的角度出发，培养员工的管理技能，优化办公室的组织架构，做好员工的监督、考勤、反馈工作，提高办公室工作人员的服务意识，发挥办公室的连接作用，促进高职院校高效、有序运转。
（一）行政管理工作是高职院校运转不可或缺的一环
高职院校的行政工作关系到高校党建、队伍建设、文化建设、服务保障等多个层面。高职院校管理部门是以教育教学及科研为中心，为社会提供人才和输送人才的重要辅助部门，承担着为学校整体发展提供服务、保证行政和教学工作取得有效进展的功能，是教育、思想、文化交流的纽带，是高职院校体制机制建设的一个不可缺少的环节。随着社会的发展，高校的规模不断扩大，行政管理对高职院校的有效运行越来越有必要。加强高校的行政管理，不仅是高职院校发展和改革的需要，也是社会发展的必然要求。高职院校办学规模的扩大，对其治理能力和治理水平提出了新的挑战。随着高校行政化改革的日趋成熟，高校内部组织结构、管理方式和治理能力的改革势在必行。虽然学校的核心业务表面上是以教学、科研为主，但是如果没有行政工作的支撑，它就不能正常运作，不能进行有效的组织和协调，不能开展教学、科研工作，不能在发展理念、文化传播、人才队伍、师资建设等方面发挥作用。因此，作为立德树人、科学发展的“稳定器”，行政管理在高职院校整体发展中起到了至关重要的作用[6-7]。
（二）行政管理体制改革承载着国家行政的重要职责
教育部、中央编办、财政部、人力资源和社会保障部联合发布了《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》，提出了“放管服”的新举措和新要求。高职院校要做到：一是建立规范的岗位管理制度，明确职责分工，形成权责一致、分工合理的管理机制。二是充分发挥监管职能，不断完善制度，强化校纪学风，监督内部管理，促进高职院校有效开展教学，为学生营造良好的学习氛围。
我国的行政体制改革是一个长期的、复杂的、艰巨的过程。在推进我国行政体制改革的进程中，要正确处理好与其它改革之间的关系。行政体制改革是我国经济、政治、文化等方面的重大变革，必须在改革开放和现代化进程中继续向前推进。行政体制改革的进程与效果，将直接影响到经济、政治、文化、社会等各个领域的体制改革的进程和效果。只有各方共同努力，我们的行政体制改革才能真正实现。行政体制的改革，关系到各个领域的制度建设，对经济和社会的发展起着举足轻重的作用。行政体制改革是我国政治、经济和文化改革的中心环节，是国家治理体系中的一个特殊环节[8]。
（三）行政管理机制的创新是适应时代发展的必经之路
由于传统管理理念的制约，目前我国高职院校管理工作普遍表现出管理意识不强、管理能力不足、管理效率不高等问题，如果不进行全面的变革和创新，那么就会出现管理人才流失和管理形同虚设等问题。管理工作已不能满足目前新形势的需要。对高职院校进行行政管理的改革，不仅可以为我国高职院校教育事业发展提供科学依据，而且还可以促进我国高职院校教育事业的发展。要学到新东西，就必须拓宽自己的视野。新知识、新信息、新学科不断涌现，知识与信息的发展也是空前的，因此，高职院校行政管理人员应积极学习并应用其思想方法，主动学习、更新现有专业知识，并学习国内外有关知识，进行行政管理机制的创新[9]。
高职院校行政管理工作的治理能力提升应当以质量治理为导向，以多元主体为抓手，以数据治理为手段，以人文治理为归宿，助力学校“双高”建设的目标和成果的达成，推动高职院校治理能力的提升[10]。
总之，中国特色社会主义进入新时代，高职院校的行政管理工作水平直接关系到学校的办学水平，因此，高职院校应从加强行政管理工作入手，找准突破口，不断研究创新行政管理工作的途径和措施，努力完善行政管理机制建设，提高行政管理效能，使行政管理工作成为推动高校发展的强大保障。
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