［中图分类号］G250.73［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2012）07－0046－01由于科学技术的迅猛发展，传统的图书资料档案管理已经跟不上发展的要求，比如说管理制度不够健全、管下面是小编为大家整理的档案管理优势【五篇】,供大家参考。
档案管理的优势范文第1篇
［关键词］图书资料 档案 信息化管理 优势
［中图分类号］G250.73 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）07－0046－01
由于科学技术的迅猛发展，传统的图书资料档案管理已经跟不上发展的要求，比如说管理制度不够健全、管理者的档案意识淡薄和管理观念的滞后性等。为了解决目前面临的这些问题，实行图书资料档案信息化管理势在必行。
一、图书资料档案管理的现状
（一）传统图书资料档案管理面临的问题
1.管理体制的不完善性。管理者不知如何规范和管理图书资料档案，致使工作人员在收集资料的时候面临着各种各样的压力和挑战。有的不知道哪些资料是用来归档的，哪些不是归档范围内的，这就导致图书资料档案范围不够全面、材料不集中和不能及时归档等现象时常出现。目前，还没能建立一套完整的图书资料管理的制度。
2.管理意识的淡薄性。图书资料档案是档案工作中非常重要的内容，它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性，这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。
3.管理观念的滞后性。由于传统的图书资料的归档方式大多采取纸质形式，这样档案资料越来越多，需要很大的储存空间，还要预防造成资料破损的各种可能，这方式就显得特别的落后，缺乏开放与创新意识。
（二）实施图书资料档案信息化管理的必要性
1.图书资料是知识的海洋和素养的翅膀，档案就如同一个复杂而庞大的资源库。方方面面的信息杂乱无章地存在于各种资料当中，只有当人们需要的时候信息才会依据相关的需求被整理出来，从而实现档案的作用和价值。所以必须把档案信息化管理列为档案管理工作中的一项重要任务。
2.图书资料档案的信息化管理，会实现图书资料的资源共享和使用人群范围的扩大以及利用率的提高。要实现信息化管理就要制定相关的标准，开发档案管理应用软件，使得图书资料不受时空的制约，做到资源共享。
3.要始终把档案信息化管理作为档案工作重要的基础工作，并且是一个循序渐进的过程，是一个长期的工作任务。为了使这项工作顺利有效地发展，就要形成一套完善的、健全的、可执行的管理办法。
二、图书资料档案信息化管理的优越性
当今是一个科技发达的网络化时代，以往的图书资料档案管理方法已经无法满足读者的要求和适应社会发展的步伐。为了适应这种现实情况，这就要求档案的管理工作要实现信息化和现代化管理。由于计算机技术普遍使用和迅猛发展，这就为图书资料档案的信息化管理提供了非常成熟的条件，所以实现信息化管理已经成为必然的发展趋势。
信息化管理使图书资料档案的保存方法更便捷，利用起来更方便。管理者要对各种资料和信息及时地记载和更新，这样能保证信息的准确性。使用者就会避免直接接触原件，减少了资料原件的损坏几率，使图书资料档案的保存方式得到了极大的改善。
为了使图书资料的检索和使用能够更加方便，信息化管理使图书资料的目录和文档归档都采用电子的方式。采用了方便快捷的网络查询系统，使用者只需输入需求的关键词，相关档案资料信息就会被搜索到。
信息化管理不仅节约了空间，还大大节约了有限的人力资源，提高了工作效率。为工作人员减轻了劳动强度和为借阅者节省了宝贵的时间，有效地提高了工作效率，大大节约了有限的人力资源。
三、小结
随着科学技术的不断更新和进步，信息技术日新月异的发展，无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。为了满足这种需求，图书资料档案管理者必须跟上时展的步伐，不断地完善和更新图书资料数据库的建立，实现图书资料档案的信息化管理，实现资源共享，满足社会公众的需求，使档案信息做到真正地服务于大众，服务于社会。
【参考文献】
[1]杨哲.知识经济时代的信息化管理[J].医药论坛杂志,
2003(5).
[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报,2006(1).
[3]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,
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[4]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报,2010(1).
[5]沈银娇.档案信息化管理存在的问题及其对策[J].山西档案,2010(2).
档案管理的优势范文第2篇
Abstract:The function of the medical archive and information are not limited to the medical institutions, education or research work. The wide uses of them show the development of the medical and public health undertakings and the development of the society. The medical archive and information management is the trend of development. The thesis discusses the advantages and its approach.
关键词:医疗档案管理;存在问题;优势;实现途径
Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach
中图分类号:R19 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0101-01
1 当前医院医疗档案管理存在的主要问题
1.1 档案管理意识淡薄,档案利用率不高。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传,但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。医院以医疗服务为根本任务,轻视档案管理工作的现状较为普遍,同时由于经营者忽视档案工作的重要性,对档案工作建设程度不够,档案信息资源开发不足。
1.2 档案管理制度不健全,档案收集效率不高。在医院管理工作中,医院制定了适用于本院较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责,但由于历史的原因和医院行业管理的要求,在一个单位内形成了多部门管理档案的格局。没有设置专职的档案管理员,因此涉及档案管理的制度、职责就较少,也没有相关的考核目标和检查制度。由于档案管理制度不健全,档案职能管理不完善,形成各科室相关档案工作人员工作松散,出现不及时移交各自保管的档案材料,造成档案资料收集效率不高,档案资料收集不齐全,给档案管理的基础工作带来不便。
1.3 档案专业人员素质差距较大。当前医院的管理架构没有完全分层次设置专职的档案管理员,各基层档案管理员多是由文秘兼于一身。因此,在人员的配备上较重视主要职能工作的能力,而忽视档案专业管理能力。又由于我国档案专业人员匮乏,导致从事医疗档案管理人员队伍素质参差不齐,形成档案管理工作的混乱与滞后。同时由于现有档案管理人员缺乏挑战精神,不及时学习新文化、新知识,更新旧观念、旧方法,使得档案管理工作不能有效地改进与提高,更别谈创新与发展。
1.4 档案硬件设施投入不足,现代化管理水平不高。医院的重点工作是医疗业务建设,对档案管理工作的硬件设施投入相对较少。一些单位由于医疗用房紧张致使档案用房狭小,档案所用的库房、阅览室、办公室做不到三分开,不符合档案保管的标准。另外,档案管理设备陈旧,管理技术落后,也制约了档案管理工作的开展。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中得到广泛运用,医院在各层面的医疗管理手段不断进步。
2 医院医疗档案管理信息化的优势
2.1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。
2.2 档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
2.3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,最大限度地实现档案信息资源的共享。
2.4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可呈现在计算机屏幕上。在档案的利用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以获取更为及时、准确、系统的信息。
2.5 档案信息化改善了档案管理模式。在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料越来越多,不但占用大量的储存空间,还需要做好温度、湿度控制和防虫工作,导致管理成本居高不下,使用效率却比较低的问题。
3 实现医疗档案信息化管理的途径
3.1 培训人员,建立技术平台全面提高医疗档案管理人员的信息技术水平和职业道德素质,建立一支专业化的适应信息时代要求的医疗档案管理人才队伍。引进计算机档案管理技术,数字化技术,网络通讯技术等现代先进技术,建立医疗档案信息数据库,使用高效的医疗档案管理软件,保证档案信息的真实和完整,实现医疗档案信息资源共享。引进先进的保管设备,实现库房温湿度控制自动化,营造一个科学,安全地保管医疗档案的物理环境。
3.2 建立医院共享的医疗档案把个人疾病史和治疗史实行信息化管理的系统,并争取把住院病历也与医疗费用每日清单制一样,通过备份与患者见面,给患者医疗消费的知情权。住院病历可以体现患者在医院接受治疗的情况,可以方便患者对医院的治疗质量进行直接的监督,可以促进治疗医生认真诊治并认真填写病历。患者见到治疗病历记录后,可以随时提出质疑,一旦出现医疗纠纷,或者将来出现医疗纠纷,都可以作为双方的证据。
结语:医疗档案是具有科学性、逻辑性、真实性的医疗卫生科技档案,是医院各项管理工作中取之不尽的信息资源。在信息时代,实现医院医疗档案管理信息化,对于加强医疗档案的管理、开发和利用,及充分发挥医疗档案信息的价值,对加快医院的建设与发展具有十分重要的意义。
参考文献:
[1]陈树霓,陈丹霞,吴英姿,等.医疗档案信息在医院管理中的价值[J].中国病案,2005(3).
档案管理的优势范文第3篇
【关键词】档案管理；
计算机技术；
优势
一、计算机应用在档案管理工作中是社会发展的需求
在我国不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。手工管理档案这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。
1.小而全的管理模式，浪费严重。绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但是每个单位都要设立档案室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和方法。这种要在人力、物力、财力方面等多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。
2.工作不到位，管理水平低。从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。这些因素造成了档案工作水平较低，现代化管理是档案工作的必然趋势
3.现代化管理进程缓慢。文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。
二、计算机技术应用在档案管理工作中是现代企业加强各项管理的所需
随着科技发展和信息化的的进程，？在单位档案管理中应用计算机技术的历程，反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，有以下几点认识：
1.档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；
其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；
其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
2.现行文件和档案管理的计算机技术综合应用。由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
三、计算机技术使档案管理工作自动化。
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
四、计算机技术网络化管理档案工作在社会发展及企业发展中的作用及意义
档案管理的优势范文第4篇
电子文档在归档前可以进行随意的修改、复制、删除等操作，可以进行多次复制，没有次数的限制，在操作上比纸介文档简单、容易——只需要在计算机上通过相应的软件来对文件内容进行修改、增加，不留任何修改痕迹，其真实性和原始性不会发生改变。电子文档还可以对档案上的小瑕疵进行修复，例如档案因为时间的久远，上面的字迹或者图像不清晰，可以通过软件进行修复，使字迹或图像变得清晰而方便归档、保存，档案经过修复后，保存就不再受到时间的限制了。
而纸介文档的生成需要通过人手书写记录内容，比较耗时，不利于操作，当在抄写时出现错误需要修改或者需要增加内容时，只能重新抄写或者直接在文档上修改，纸介上就会出现修改痕迹，对有价值的文档转化成档案后会影响文档的整洁。同时，纸介文档保管时间长，会出现纸张发黄、破损、字迹模糊等问题，需要对档案进行修复或修补，既费时也不利于档案保存和利用。
二、电子文档的储存
电子文档形成后可以存放在多种存储介质，例如磁盘、光盘、移动设备等，而且必须在计算机上读取、处理。电子文档存储在特定的存储介质上，就可以在不同的时间、地点通过特定的方式去阅读、处理、保存，可以不受时间、空间的限制，但却离不开计算机的软硬件环境，只能在计算机上通过相应的软件来进行读写。
但是电子文档在储存方面也存在一个比较大的劣势，即在操作过程中，一旦管理员操作不当或违规进行操作，文件可能会因此出现损坏，甚至会丢失，影响文件归档。而纸介文档只能存放在专门的库房里保管，需要采取各种专门的技术措施去保护档案，如复制、修裱、消毒、灭虫、灭菌等措施去长期保存档案，比较繁琐；
在查阅方面，也只能在特定的时间到档案馆去查阅，比较耗时，不利于档案的利用。
三、电子文档的安全与保密
在电子文档案管理的过程中，单位和档案员要加强对存储介质的严格管理。由于电子文档可以存储于多种存储介质，如光盘和移动硬盘等可以存储大容量的电子文件；
这些存储介质都不受时间和空间的限制，可以在不同的计算机上读取，因此，令到电子文件的安全性大大降低。同时，由于这些介质携带方便，因此亦更容易造成丢失或泄密，造成不可挽回的损失。
所以，我们需要不定时对信息系统进行检查，确保档案信息系统的安全；
此外，从档案资料的录入到读取信息利用都需要由专人负责，实行专人专机使用，确保电子文档的安全与保密；
对于保存在电脑里的文档，也要不定时进行备份或者拷贝到特定的存储介质，如移动硬盘、光盘，防止文档的丢失。纸介文档虽然在查阅、利用比较麻烦，但由于它处于专门的密闭空间，安全性相对比电子文档好。
档案管理的优势范文第5篇
关键词：新时代；
成人教育教学；
档案管理
1引言
在当下追求全面知识升级的背景下，成人教育教学受到青睐，在成人教育教学工作开展中，为了提升其工作质量和效果，有效的引入档案管理的信息资源运用优势，发挥出良好的成人教育教学工作模式开展机制，打造出良好的工作模式效果。
2新时代下成人教育教学档案管理工作特点
2.1工作效率高、存储量大
随着信息技术的不断发展，越来越多科学技术被应用于人们的生活、工作中，不论是手机支付、共享单车还是网络软件，生活中随处可见信息技术的身影。计算机的普及令大众的生活质量越来越高，促进生活方式信息化、现代化、便捷化的同时带来了更多可能。对此，各大高校在成人教育的档案管理工作方面也纷纷运用计算机技術作为辅助工具，促进高校档案管理的自动化，提高其工作效率与水平。相比于传统的人工档案管理，在信息技术背景下的高校成人教育档案管理工作更具效率高、储量大的优势，并且依靠强大的储存功能进行快速查阅。计算机技术中的各种文字处理软件、表格软件以及计算软件等，都可以很好地帮助高校档案工作人员完成日常的档案记录、归纳、总结和修改工作，受到科技红利的影响，档案管理的服务能力和管理控制能力得到提升。
2.2工作人员整体素质能力提升
在现代化的多种机制模式影响下，教学档案管理对于工作人员的专业素养要求提升，使得其在建设发展的过程中，发挥出更加专业的优势，这是现代化教学档案管理的基本素质要求，同时也在客观层面上优化了工作人员的整体素质。素质档案管理精确化要求的不断提升，往往需要更加复杂的对待自身的工作，在应对工作时要发挥出良好的工作效果。
3成人教育教学传统档案管理的缺陷
3.1投入费用和价值回报不成正比
成人教育教学的传统档案管理过程的开展，需要大量的人力资源进行有关工作的开展和落实，在工作过程中需要很多资金以及资源成本的投入，导致很多管理效率优势不能发挥出来，管理投入效果的产出比不佳，实际的档案管理作用不能发挥出来，管理优势不明显。
3.2管理观念落后
一方面，对于档案管理的价值作用认识不清，在进行管理的过程中，不能发挥出良好的档案管理思想认知，影响工作人员执行落实基本工作行为的效果；
另一方面，档案管理执行过程中，对于档案管理的现代化高效管理理念方法以及技术手段不能有效的引用，管理效率低下，管理结构混乱的现象屡有发生。上述问题导致档案管理在其价值作用引用和发展上存在诸多问题，造成档案信息资源的价值不能充分发挥，其实际工作中的参考引用能力不强。
3.3高校档案管理水平整体低下
在档案管理的过程中，不能科学打造各种管理的简化模式，很多管理优势不能发挥出来。传统的档案管理当然也存在客观执行层面上的弊端限制，比如因为纸质载体的搜寻、查找效率低下，占用了大量的人力资源以及时间资源，导致各种科学的管理理念不能顺利的开展。同时因为存在传统档案管理在维护规范性上的不足，导致档案文件本身就处于不科学、不合理的管理状态，基本的管理效率受到影响，这与管理人力资源不足，管理过程存在诸多的问题存在较大的关联。同时不能在既有条目清晰、归档整理完善的情况下，开展良好的档案管理工作。
4新时代成人教育教学档案管理工作强化措施
4.1信息化意识提升
信息技术的不断普及和发展，在一定程度上提升有关工作开展的效率，同时其技术延伸能力不断的扩大，各种基于信息技术的管理手段不断的被开发出来，丰富了档案管理的可获得机制手段。因此，信息化技术无疑会提升档案管理中的各项工作开展效率和质量，进行信息化建设发展也是其适应现代化建设需求，是发挥良好信息价值优势的重要手段。信息化建设首先要从思想上进行转变，主要是通过解放教学机构领导人员以及全体档案管理人员的思想，转变对于传统守旧档案管理模式方法的应用。为了提升信息化意识，就要做好必要的宣传，有效传递信息化建设升级的现实意义。在建设过程中发挥出良好的思想宣传效果，将科学的核心建设理念有机渗透到工作中，科学落实各项具体执行要求的性能，有效发挥出较好的执行层面理解程度和落实效率效果。
4.2规范成人教育学籍档案内容
档案管理内容要做到科学化、规范化，对于档案管理工作执行来说，要达到良好的管理建设目的，必然要做好必要技术手段的科学支持，发挥出良好的教学效果，在教学过程中，将基本的档案管理效率和整合优势发挥出来。因此，信息化技术在这项工作中扮演重要的角色功能，通过高效化的信息识别、以及分析整合能力，打造档案管理的科学管理模式，提升对于学籍档案内容整理落实的效率，以较好的整合能力，实现信息查询、可靠性保障等档案的管理目标。
4.3强化系统的维护能力
成人教育教学工作开展的过程中，需要满足信息安全的保障，因为涉及很多学员本身核心信息资源的管理，为了发挥出基本的管理优势，就要做好必要管理安全机制。在成人教育教学档案管理过程中，打造公平的机制，杜绝不良信息篡改问题的发生，严格的维护社会公平正义。强化系统维护能力建设，科学打造各种系统的管理能力，主要是建立多重的安全维护防控系统，实现在安全管理中对层次的安全性能保障。要做好具体信息数据的漏洞维护检测，保障在管理中不具备漏洞威胁，通过长期的维护管理检查机制，做好对于档案信息的科学检查。系统维护机制的打造要能落实好科学的管理机制，提升管理人员的专业水平，执行科学标准的操作，在管理过程中减少失误问题发生。
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